SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO

MINISTÉRIO DO TRABALHO

16/05/2019

• Assinatura e a Guarda Eletrônicas dos Documentos

A Portaria SEPREVT n. 211/2019, DOU de 12 de abril de 2019, dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

Com essa publicação, é considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, normatizada por lei específica, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

• Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO;


• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;


• Programa de Gerenciamento de Riscos - PGR;


• Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil - PCMAT;


• Programa de Proteção Respiratória - PPR;


• Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;


• Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural - PGSSMTR;


• Análise Ergonômica do Trabalho - AET;


• Plano de Proteção Radiológica - PRR;


• Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;


• certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;


• laudos que fundamentam todos os documentos previstos, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;


• demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.

Os referidos documentos já assinados no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil serão considerados válidos nos termos desta Portaria.

O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados deve ser apresentado no formato "Portable Document Format" - PDF de qualidade padrão "PDF/A-1", descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Também será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.

Os empregadores que optarem pela guarda de documentos devem manter os originais pelo período ali mencionado, proporcionando à Inspeção do Trabalho, caso julgue necessário, o acesso aos documentos físicos originais mediante prévia notificação.

A forma de assinatura, guarda e apresentação dos referidos documentos é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência desta Portaria:

• 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;


• 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e


• 2 (dois) anos, para as demais empresas.

Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.

A situação mencionada no parágrafo anterior será devidamente justificada pelo empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.